Tietosuojailmoitus

Johdanto

Hyvä tilaaja,

Olemme iloisia voidessamme jakaa kanssasi tuoreimmat tiedot NEUTRALPATH-hankkeen edistymisestä sekä tulevasta kehityksestä aiheen parissa.. Tämä tietosuojailmoitus on asiakirja, joka on suunnattu sinulleomien henkilötietojesi omistajana. Siinä selitetään, mitä henkilötietoja keräämme ja miten käytämme niitä.
Tätä tietosuojaselvitystä sovelletaan Fondazione ICONS:n henkilötietojen käsittelyyn. Fondazione ICONS toimii rekisterinpitäjänä ja sillä on rekisteröity toimipaikka Italiaan osoitteessa Piazza della Vittoria 1, Lodi, Verotunnus 92563110151, sähköposti icons@icons.it, puh. +39 0371 091065.
Lue tämä asiakirja huolellisesti, sillä se sisältää olennaista tietoa siitä, miten henkilötietojasi käsitellään ja miten evästeitä käytetään.
Fondazione ICONS:n missio on levittää tieteellisen tutkimuksen ja kulttuuriprojektien tuloksia yleisölle. Fondazione ICONS toimii viestintäkumppanina, tiedottajana ja hyödyntäjänä monissa tieteellisissä ja kulttuurikonsortioissa, jotka rahoitetaan pääasiassa julkisesti (EU ja kansalliset tahot) sekä satunnaisesti yksityisesti. Autamme tieteilijöitä, tutkijoita ja kulttuuritoimijoita jakamaan työnsä tulokset yleisön, tutkijoiden ja innovaattoreiden kanssa.
NEUTRALPATH-konsortion puitteissa Fondazione ICONS vastaa myös viestintä- ja tiedotustoiminnasta. Alla kuvatut henkilötiedot ja niiden käsittely hoidetaan Fondazione ICONS:n henkilöstön toimesta, joka toimii korkealla ammattimaisuuden tasolla viestintästrategioiden suunnittelussa ja tukee muita konsortion kumppaneita näiden tietojen hallinnassa tarpeen mukaan.

1. Tietotyypit ja niihin liittyvä käsittely

1.1 Tilaajan vapaaehtoisesti antamat tiedot

Henkilötietojesi nimenomainen ja vapaaehtoinen tarjoaminen on välttämätöntä, jotta voit käyttää tiettyjä Rekisterinpitäjän tarjoamia palveluitaverkkosivuston kautta (esim. uutiskirjeen tilaaminen) ja vastaanottaa päivityksiä. Tähän sisältyy henkilötietojen ja yhteystietojen kerääminen sekä kaikki muut tarvittavat henkilötiedot pyyntöihin vastaamiseksi tai palveluiden tarjoamiseksi. Fondazione ICONS ei kerää eikä käsittele arkaluonteisia tietoja. Kun projekti tai aloite, johon olet liittynyt, on päättynyt, henkilötietojasi voidaan käsitellä artiklan 2 mukaisesti muissa vastaavissaprojekteissa, joissa Fondazione ICONS osallistuu viestintätoimintaan. Niitä voidaan myös käyttää yleiseen viestintään niillä sisältöalueilla, joita kohtaan olet ilmaissut kiinnostuksesi.

1.2 Navigointitiedot (Käyttäjän navigoinnista johdetut tiedot)

Rutiininomaisissa toiminnoissa tietokonejärjestelmä voi tallentaa osan navigointitiedoistasi. Nämä tiedot eivät ole tarkoitettu liitettäviksi henkilöllisyyteesi, mutta ne voivat mahdollistaa epäsuoran tunnistamisen käsiteltäessä ja yhdistettäessä niitä Rekisterinpitäjän hallussa oleviin tietoihin. Siksi niitä voidaan pitää ”henkilötietoina” tietosuojamääräysten mukaisesti. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi, käyttäjän IP-osoitteet ja tietokoneen verkkotunnukset. Rekisterinpitäjä kerää kyseisenlaisia tietoja tilastollisiin tarkoituksiin anonyymisti, mutta tiettyjen tietojenkäsittelymenetelmien avulla niistä voidaan tarvittaessa jäljittää käyttäjän identiteetti ja selvittää vastuu rikoksista, jotka on tehty verkkosivustolla tai sen vahingoittamisesta.

1.3 Navigointitiedot käsitellään Matomo-ohjelmiston tai vastaavien sovellusten avulla

Verkkosivustomme käyttää Matomoa, avoimen lähdekoodin ohjelmistotyökalua, joka on InnoCraftin omistuksessa ja auttaa sivuston omistajia mittaamaan käyttäjien vuorovaikutusta verkkosivuston sisällön kanssa. Matomo mahdollistaa kävijöiden toimintojen seurannan ensimmäisen osapuolen evästeiden avulla, jotka voivat tallentaa tietoja siitä, milloin ja mitä sivua käyttäjä on tarkastellut, kuten sivun URL-osoitteen, ja ”muistaa” käyttäjän aiemmin tekemät toiminnot ja käymät sivustot tai sivut. Matomo seuraa ja tunnistaa verkkosivuston kävijöiden IP-osoitteet sijainnin mukaan, jonka he ovat ilmoittaneet. Matomo ei kerää mitään henkilökohtaisia tietoja verkkosivuston käyttäjistä, koska se raportoi sivuston käytön trendeistä.
Fondazione ICONS ei käytä (eikä salli kolmansien osapuolten käyttää) tätä palvelua sellaisten tietojen tallentamiseen, keräämiseen tai lataamiseen, joista voidaan tunnistaa henkilö (esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite, IP-osoite, laskutustiedot) tai jotka voidaan liittää tällaisiin tietoihin Matomon kautta. Voit hyväksyä/hylätä evästeiden käytön suostumuskuvakkeen avulla, joka tulee näkyviin sivustolle saapuessasi.
Voit estää tätä verkkosivustoa kokoamasta ja analysoimasta sivustolla tekemiäsi toimintoja. Tämä suojelee yksityisyyttäsi, mutta estää myös sivuston omistajaa luomasta parempaa kokemusta sinulle ja muille käyttäjille toimintasi perusteella.

Voit tehdä tämän valinnan napsauttamalla alla saadaksesi opt-out-evästeen.

2. Miten käytämme henkilötietojasi?

Tietosi ovat osa yleistä tietokantaamme, jota käytämme järjestääksemme tiedotustoimintoihin, viestintään ja verkostoitumiseen liittyviä aktiviteetteja niiden projektien yhteydessä, joissa olemme mukana.

Käytämme henkilötietojasi seuraaviin käsittelytarkoituksiin, jotka voivat tapahtua perinteisin ja verkkopohjaisin yhteydenottomenetelmin (esim. faksi, sähköposti, tekstiviestit jne.):
• Tarjotaksemme tietoa ja vastauksia toiminnastamme, tutkimustuloksistamme ja projektien sisältöihin liittyen.
• Laatiaksemme tilastoja ja raportteja anonyymisti (esimerkiksi tarjotun materiaalin latauksen arviointi, sivuston kävijämäärät, suosituimmat sivut, vierailun keskimääräinen kesto, käyttäjien alkuperämaa jne.).
• Muihin laillisiin tarkoituksiin, kuten aihepiiriin ja vastaaviin hankkeisiin liittyvään viestintätoimintaan.
Sitoudumme varmistamaan, että tilaajalla on aina vapaus harjoittaa oikeuksiaan jamuuttaa suostumustaan yllä mainittuihin toimiin. Jokaisessa yhteydenotossa on linkki, jolla voit peruuttaa tilauksesi

3. Missä tietojasi säilytetään ja miten niitä suojataan?

Verkkosivustopalveluihin liittyvät tietojenkäsittelyt suoritetaan Fondazione ICONS:n pääkonttorissa, joka sijaitsee Lodi (Italia) osoitteessa via Volturno 15, I-26900. Soveltuva lainsäädäntö Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 679/2016 osalta on Italian tietosuojalainsäädäntö, ottaen huomioon käsittelyn tehokkaan ja ajantasaisen luonteen sekä sen kontekstin, jossa henkilötietoja käsitellään.
Tietojenkäsittelyä suorittavat Fondazione ICONS:n valtuuttamat henkilöt, jotka on nimetty ja koulutettu ylläpitämään henkilötietojen turvallisuutta ja luottamuksellisuutta.
Teitojen keräämisen lisäksi henkilötietojesi käsittely saattaa sisältää niiden tallentamisen, muokkaamisen, välittämisen ja poistamisen. Tietojenkäsittely suoritetaan elektronisten laitteiden avulla, ja henkilötiedot tallennetaan sähköiseen muotoon ainoastaan niin kauan kuin se on ehdottoman tarpeellista tarkoituksia varten ja paikallisten säädösten ja sisäisten prosessien mukaisesti.
Tietojen keräämisen yhteydessä toteutetaan kaikki tarvittavat toimenpiteet luottamuksellisuuden ja turvallisuuden takaamiseksi noudattaen tietosuojalainsäädännön määräyksiä. Olemme toteuttaneet kaikki tekniset, organisatoriset, logistiset ja menettelylliset turvatoimet teknologian kehityksen mukaisesti varmistaaksemme tietosuojalainsäädännön vaatiman tietosuojan vähimmäistason. Tiedot tallennetaan pilvipalveluntarjoajan ylläpitämään tietokantaan, johon Fondazione ICONS luottaa. Tiedon tallennusta ja siihen liittyviä vastuita säätelee erillinen sopimus, jossa palveluntarjoaja vahvistaa palvelinten sijaitsevan Euroopan unionin datakeskuksissa. Tarjotut palvelut täyttävät sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimukset asianmukaisten tietoturvaan liittyvien toimenpiteiden avulla.

4. Kuka käsittelee tietojasi?

Fondazione ICONS on rekisterinpitäjä . Tämä tarkoittaa, että Fondazione ICONS:n johdolla on vastuu ja velvollisuus määritellä rakenteet ja menettelytavat tietojesi käsittelyä ja suojaamista varten.
Nimitetyt henkilöstön jäsenet ovat vastuussa todellisesta tietojesi käsittelystä ja toimivat kuten edellä on kuvattu. Muut konsortion jäsenet voivat satunnaisesti toimia tietojen käsittelijöinä, ja tällöin he noudattavat tässä tietosuojailmoituksessa asetettuja samoja sääntöjä. Rekisterinpitäjänä Fondazione ICONS, takaa vastaavan suojan tietojen omistajan oikeuksille.

5. Evästekäytäntö

5.1 WordPressin istuntoevästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän tietokoneen selaimen hakemistoon, kun hän vierailee tietyillä verkkosivustoilla. Sivusto käyttää evästeitä tiettyihin ja rajoitettuihin tarkoituksiin, kuten navigoinnin helpottamiseen ja sisäisen turvallisuuden, navigointiin liittyvän tilastollisen analyysin ja järjestelmän hallinnan tarkoituksiin. Istuntoevästeet mahdollistavat käyttäjien tunnistamisen verkkosivustolla, jotta kaikki sivulta toiselle tapahtuvat muutokset, elementtien tai tietojen valinnat muistetaan. Istuntoevästeet tallennetaan väliaikaisesti käyttäjän tietokoneen muistiin vain käyttäjän selaamisen aikana ja ne poistetaan automaattisesti käyttäjän sulkiessa selaimen. Pysyvät evästeet pysyvät selaimen alikansiossa ja aktivoituvat uudelleen, kun käyttäjä vierailee verkkosivustolla, joka loi kyseisen evästeen, helpottaen näin navigointia ja nopeuttaen sitä (valinnan ”pidä minut kirjautuneena” avulla). Analytiikkaevästeet keräävät anonyymeja tietoja sisäisiä tarkoituksia varten tavoitteena tarjota käyttäjälle parempi selailukokemus. Nämä tiedot auttavat meitä ymmärtämään, miten kävijät käyttävät verkkosivustoamme, vierailujen määrän, suosituimmat sivut, vierailun keskimääräisen keston ja paljon muuta, mikä mahdollistaa verkkosivustomme sisällön ja esitystavan parantamisen. Nämä ovat kolmannen osapuolen evästeitä, mikä tarkoittaa, että niitä lähetettää ja hallinnoi kolmas osapuoli, jonka rekisterinpitäjäon vastuuttanut käyttäjän valintojentallentamiseksi ja markkinointitarkoituksiin. Henkilökohtaisia tietojasi tai tietokonettasi koskevia tietoja ei kerätä. Kaikki kerätyt tiedot ovat anonyymeja ja koottuja.

5.2 Kolmannen osapuolen evästeet

Evästeen	nimi	Verkkotunnus
_pk_id.7.5939	https://neutralpath.eu	NEUTRALPATH käyttää Matomoa, joka asettaa evästeen tunnistamaan anonyymisti, kun käyttäjät palaavat tietyille verkkosivustoille. Matomo käyttää tällä evästeellä lähetettyä tietoa tallentaakseen käyttäjän istunnon aikana vierailluista verkkosivuista historian. Nämä tiedot eivät tule olemaan yhdistettyinä minkään osan henkilöllisyydestäsi, olipa se sitten nimetön tai ei, mihinkään muihin Matomon tallentamiin tietoihin. Lisätietoja ja Matomon soveltuvista tietosuojamääräyksistä löydät osoitteesta https://matomo.org/privacy/.

6. Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Fondazione ICONS käsittelee henkilötietoja tarkoituksenaan täyttää tehtävänsä tiedottaa tieteellisten ja kulttuuriprojektien tuloksista ja toiminnasta yleisölle.
NEUTRALPATH-konsortion sisällä Fondazione ICONS vastaa viestinnän, levittämisen ja hyödyntämisen toimista, kuten kuvataan 2:ssa artiklassa.

7. Millä oikeudellisella perusteella toimimme?

Rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietojasi GDPR 6 artiklan (f) mukaisesti. Perustelumme oikeutetulle edulle perustuu säännöllisesti tarkistettuun oikeutetun edun arviointiin (Legitimate Interest Assessment, LIA).
Uskomme, että yhteydenpidosta on molemminpuolista hyötyä; saat meiltä viestintää yksinomaan kuten edellä on kuvattu. Toivomme saavamme palautetta sinulta tietyistä aiheista viestintämme kautta molemminpuolisen kehityksen edistämiseksi.

8. Kuinka kauan säilytämme ja käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään tilaamasi projektin tai muiden sinulle ehdottamamme samankaltaisten projektien keston ajan.Sinulla on aina mahdollisuus peruuttaa tilauksesi mistä tahansa projektista.
Säilytämme tietojasi kahden (2) vuoden ajan projektin päättymisen jälkeen, alkaen viimeisestä yhteydenotostamme. Mikäli tämän ajanjakson aikana et enää saa päivityksiä meiltä, otamme sinuun yhteyttä varmistaaksemme, oletko edelleen kiinnostunut yhteisöömme kuulumisesta ja laajennamme säilytysaikaa kahdella vuodella. Jos näiden kahden lisävuoden aikana Fondazione ICONS ei ole harjoittanut mitään viestintätoimintaa alueeseesi liittyen, tietosi poistetaan.

9. Tietojen siirto

Fondazione ICONS:n prosessit eivät edellytä tietojen siirtoa ulkopuolisille kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta julkisten tai yksityisten laitosten tilintarkastusviranomaisia, jotka ovat rahoittaneet tutkimusprojekteja.
Noudattaen edellä kuvattuja prosesseja ja käsittelyjä, henkilötietojasi voidaan välittää rekisterinpitäjän henkilöstölle.
Lisäksi henkilötietoja voidaan tarvittaessa jakaa liittyen, mutta ei rajoittuen, seuraaviin kategorioihin:
• NEUTRALPATH-konsortioon kuuluvat organisaatiot.
• Verkkosivuston ja siihen liittyvien toimintojen hallinnasta vastaavat henkilöt.
• Yrityksen tietojärjestelmän hallinnointipalveluja tarjoavat henkilöt.
• Henkilöt, jotka suorittavat valvontaa, tarkastusta ja sertifiointia liiketoimintaan liittyen, myös asiakkaan edun vuoksi.
Henkilötietojasi ei myydä eikä jaeta kolmansille osapuolille.
Jaamme henkilötietojasi vain tarvittaessa ja vain niiden palveluntarjoajien tai toimijoiden kanssa, jotka toimivat puolestamme tässä Tietosuojailmoituksessa kuvatuissa tarkoituksissa. Tällöin henkilötietosi jaetaan näiden toimijoiden kanssa, mutta ainoastaan Fondazione ICONSin puolesta suoritettavien palvelujen toteuttamiseksi.
Lopuksi, vain mikäli laki niin edellyttää tai on ehdottoman tarpeellista palvelujen tarjoamiseksi tai oikeuksiemme, rekisteröityjen oikeuksien tai meihin liittyvien kolmansien osapuolien oikeuksien suojelemiseksi, toimitamme henkilötietosi poliisiviranomaisille, tutkimusorganisaatioille, liittyneille yrityksille tai oikeudenkäynneissä.

10. Kuinka voit käyttää oikeuksiasi

Mahdollistaakseen sinulle oikeuksien käyttämisen Fondazione ICONS on toteuttanut tässä asiakirjassa kuvatut sisäiset menettelytavat. Jos haluat saada lisätietoja tai käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä:
• Fondazione ICONS:n pääkonttori: Puhelin +39 0371 091065.
• Fondazione ICONS:n NEUTRALPATH-projektipäällikkö: Chiara Bartolacci, chiara.bartolacci@icons.it.
• Fondazione ICONS:n tietokannan vastaava: Barbara Ricco, barbara.ricco@icons.it.
Alla on yksityiskohtainen luettelo oikeuksistasi:
• Oikeus saada tietoa: henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta,, henkilötietojen säilytysajoista ja siitä, keiden kanssa niitä jaetaan.
• Oikeus saada pääsy: henkilötietoihin pääsemiseksi.
• Oikeus oikaista: GDPR 16 artiklan mukaisesti henkilöillä on oikeus korjata virheelliset henkilötiedot.
• Oikeus tulla unohdetuksi: GDPR 17 artiklan mukaisesti henkilöillä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista. Tätä kutsutaan myös ’oikeudeksi tulla unohdetuksi’.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä: GDPR 18 artikla antaa henkilöille oikeuden rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietyissä olosuhteissa.
• Oikeus siirtää tiedot: antaa henkilöille oikeuden vastaanottaa heidän antamansa henkilötiedot rakenteellisessa, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
• Oikeus vastustaa: GDPR 21 artikla antaa henkilöille oikeuden vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
• Oikeudet liittyen automaattiseen päätöksentekoon, mukaan lukien profilointi.
• Oikeus ilmoittaa epäkohdista Italian tietosuojaviranomaiselle.

Voit tehdä virallisen valituksen Tietosuojaviranomaiselle.

11. Muutokset Tietosuojailmoituksessa

Tarvittaessa voimme muuttaa tai päivittää tätä Tietosuojailmoitusta heijastamaan muutoksia verkkosivustolla ja käyttäjiemme palautetta. Jos käytämme tai käsittelemme henkilötietojasi merkittävästi eri tavalla kuin tässä Tietosuojailmoituksessa kuvattu, ilmoitamme muutoksista julkaisemalla ilmoituksen muutoksista ennen niiden voimaantuloa tai lähettämällä sinulle suoran ilmoituksen. Suosittelemme, että luet tämän ilmoituksen säännöllisesti saadaksesi lisätietoja siitä, miten käytämme ja suojelemme henkilötietojasi.